LA PLANIFICACIÓN DE UNA CARRERA POPULAR

Hasta hace unos años organizar una carrera popular era algo sencillo ya que los corredores populares éramos una “especie rara”, pero en los últimos años cada vez somos más y más exigentes. Además debemos añadir el aumento de las normativas al respecto de organización de pruebas deportivas. Todo esto nos lleva a la necesidad de un mayor trabajo para organizar una prueba. Si queremos ser eficientes y que todo salga bien, debemos realizar una tarea previa, antes de empezar el trabajo de campo. Esta tarea es la planificación, la cual nos llevará bastante tiempo y a muchos que no tengan este hábito les puede parecer tiempo perdido, pero una vez que empiece el trabajo de campo nos demostrará que es una práctica que nos permitirá ser mucho más eficaces y conseguir que la prueba sea todo un éxito.

Como vimos en el artículo del mes anterior, la organización de una carrera pasa por una serie de etapas, todas de gran importancia, pero a pesar de ello no todas tienen la misma dificultad por lo que a partir de ahora incidiremos en aquellas que más problemas despiertan en los organizadores.

Las dos primeras (maduración de la idea y creación de redes) son de vital importancia pero de momento no incidiremos en ellas porque son cuestiones que dependen en gran medida de cada organizador y su entorno, y no existe un modelo a seguir que podamos definir desde estos artículos.

En este artículo nos centraremos en el punto 3: La Planificación de la carrera popular.

El primer punto que debemos tratar es definir quien y con cuanto tiempo de antelación debemos planificar.

Realizar una planificación entre muchas personas es una tarea complicada y lenta, por lo cual suele ser preferible que una persona realice una planificación aproximada que posteriormente será consensuada entre todos, ya que si empezamos a realizar reuniones sin una base se perderá gran cantidad de tiempo.

La planificación debe realizarse con la mayor antelación posible, lo ideal para una prueba de nueva creación es realizarla con un plazo de un año y en una prueba que ya está en marcha, darnos un mes para evaluar la prueba de la última temporada y a once meses vista realizar la planificación de la próxima edición.

Aspectos que debe incluir la planificación:

- Organigrama de los organizadores: existen múltiples formulas de organización con ventajas y desventajas, pero lo que debemos tener en cuenta es que, en la mayoría de los casos no somos profesionales y por tanto tenemos limitación en cuanto a disponibilidad de tiempo por ello debemos definir quien se ocupa de cada tarea y darle total autonomía para que las decisiones se tomen de forma rápida ya que si no se irán retrasando hasta que llegan al organizador principal.

El organigrama debe constar de un coordinador general y por debajo una serie de personas que se encarguen de tareas concretas: encargado de material, encargado de difusión de la prueba, encargado de voluntarios, etc. Estos encargados tendrán total autonomía y, posteriormente, darán cuenta de sus decisiones al coordinador general en reuniones periódicas. En pruebas pequeñas cada persona asumirá más de un área.

- Reuniones de los organizadores: es de gran importancia definir desde el principio fechas, horas y lugar para reuniones entre todo el equipo organizador. En España somos muy dados a las reuniones de bares lo cual no favorece el funcionamiento de una reunión, es importante que la reunión se haga formal y cada uno explique al resto como va su área y se establezcan colaboraciones. Además debemos dejar constancia por escrito de los temas tratados y de los que trataremos en las próxima reunión.

- Definir tareas: a la hora de distribuir las áreas se distribuirán las tareas para cada áreas, pero además una vez que tenemos las áreas y las personas que conforman cada área debemos hacer una distribución de tareas:

Algunas tareas fundamentales que no debemos olvidar en la planificación son:

- Elaboración del Plan de Patrocinio.

- Negociación con los patrocinadores y entidades públicas (ayuntamientos, diputación, junta regional…).

- Definición de circuitos, vestuarios, zonas de aparcamiento, zonas de avituallamiento, etc.

- Petición de Permisos.

- Compra o adquisición de material necesario: camisetas, bolsas de corredor, dorsales, trofeos, podium, megafonía, cartelería…

- Difusión de la prueba: cartelería, cartas a clubes, páginas webs especializadas, notas de prensa, revistas, etc.

- Captación y formación de voluntarios.

- Organización de la infraestructura día de la prueba.

- Gestión de las inscripciones y los resultados.

- Evaluación de cada tarea: cuando en una reunión del grupo se dé por finalizada una tarea se debe dedicar un tiempo a analizar como ha ido y a proponer mejoras para el próximo año.

- Materiales necesarios: es de gran importancia definir qué material necesitamos para nuestra carrera, esto hará que tengamos suficiente tiempo para buscar aquellos proveedores que mejores prestaciones nos dan. Si esperamos a que surja la necesidad no tendremos tiempo para buscar los mejores precios, las mejores prestaciones, etc.

- Presupuesto: este apartado es de vital importancia en toda planificación. Es fundamental que realicemos una estimación lo más real posible de ingresos y gastos. Ya que si no lo hacemos puede llegar el día después de la prueba y tener unas perdidas enormes, y está claro que la mayoría de los organizadores no lo hacen por motivos económicos pero tampoco les gustaría perder dinero.

Tras ver estos rasgos generales cada cual debe adaptarlo a las necesidades de su prueba y del equipo de colaboradores con los que cuenta. El paso siguiente es que todos aquellos que tenéis una buena idea sobre una posible carrera os pongáis manos a la obra y busquéis un equipo que os apoye y planificar como llevarlo a cabo. Nosotros por supuesto estamos abiertos a resolver vuestras posibles dudas. ANIMO Y A ORGANIZAR.