Este artículo lo escribí para Corricolari hace un tiempo y ya fue publicado en su día:
Desde Corricolari hemos intentado informar de las citas más destacadas, os hemos aconsejado sobre como entrenar para las diferentes competiciones, respondemos a vuestras dudas, os informamos sobre vuestras clasificaciones y analizamos las novedades en material deportivo. Pero muchos de vosotros a lo largo de los años no os habéis conformado con ser atletas populares sino que habéis querido contribuir a mejorar nuestro deporte y para ello os habéis lanzado a organizar nuevas competiciones o a crear nuevos clubes de atletismo. Por esto pensamos que es necesario crear una nueva sección en la revista que trate temas de organización de eventos y clubes deportivos.
Desde Corricolari y siguiendo nuestro lema “el corredor y su mundo” damos un paso más para ayudar a los organizadores del atletismo popular, ya que sin ellos ese mundo que rodea al corredor está incompleto.
Pero, ¿quiénes son (o somos) los organizadores de pruebas populares?. En la mayoría de las ocasiones son personas que dedican su tiempo libre a organizar una prueba en su barrio, en su pueblo, en su parque o grupos de amigos que funda un club con el único objetivo de que el deporte que más les gusta pueda ser practicado por el mayor número de personas posible.
Muchas veces el organizador se ve solo ante un reto que se le hace cada vez más difícil y por eso muchas pruebas no se consolidan en el calendario y muchos clubes desaparecen a los pocos años de su creación. La tarea del organizador no profesional es muy complicada y por tanto desde aquí queremos reconocerla y colaborar en ella.
Con este artículo vamos a dar comienzo a una nueva sección dentro de la revista en la cual trataremos los temas relacionados con la organización de carreras populares. El objetivo es ayudar a los que ya organizan carreras a mejorar e impulsar a todos aquellos corredores que tienen en su cabeza una idea lanzarse a llevarla a cabo. Ya que organizar una prueba en nuestro pueblo, barrio, parque, etc nos puede dar tanta alegría como preparar una carrera y acabarla con la marca deseada.
Muchas veces los corredores no apreciamos todo el trabajo que hay detrás de cada una de las pruebas en las que participamos cada semana y nos quejamos o protestamos por pequeños errores de los organizadores. Por ello muchas veces deberíamos pararnos a pensar en todo el trabajo y las personas que hay detrás de cada prueba y todas las cosas que han hecho bien y no en ese pequeño detalle que ha salido mal.
La organización de una carrera popular
En este primer artículo vamos a analizar la organización de una carrera popular, lo cual nos permitirá tener una idea general para en los próximos meses ir centrándonos en los diferentes temas que nos ayuden a mejorar.
La organización de una prueba tiene tras de sí un proceso muy largo que podemos resumir en los siguientes pasos:
1. Maduración de la idea: una persona o un grupo de personas conciben la carrera. Las ideas para una nueva carrera pueden surgir de:
- Conocimiento de la zona y por tanto de circuitos de gran belleza, dureza, posibilidad de mucho público, etc.
- De una carrera en la que participamos: muchas veces vamos a una carrera y nos parece que eso se podría hacer en nuestra ciudad o pueblo, porque hay condiciones similares o la idea es novedosa: subir al monte cercano a la ciudad, carrera con obstáculos, un combi-dos, etc.
- Satisfacer una necesidad: en nuestro barrio nadie hace deporte y queremos atraer a otras personas para que disfruten de la carrera a pie.
2. Crear Redes de Personas: Muchas carreras se quedan en la mente de los corredores porque se ven incapaces de llevarlas a cabo solos. Para superar esta dificultad es fundamental crear redes de personas que se impliquen en el proyecto. Contarle a todo el mundo la idea que tenemos y ver en que nos pueden ir ayudando. Contar nuestra idea, además de conseguir colaboradores hará que nos sintamos obligados a llevarla a cabo.
Los principales lugares para conseguir una buena red de colaboradores son: clubes de atletismo locales, tiendas de deporte, gobernantes municipales, gimnasios… pero no perdamos la oportunidad de decírselo a otras personas que posiblemente no se nos ocurra en que pueden colaborar pero seguro que a ellos se les ocurre o te presentan a alguien que te puede ayudar.
3. Planificar el trabajo: organizar una carrera popular nos va a llevar mucho tiempo y trabajo. Si no nos organizamos correctamente y hacemos una planificación de lo que tenemos que hacer en cada momento posiblemente trabajemos mucho más de lo necesario y repitamos muchas tareas varias veces.
4. Búsqueda de financiación para la prueba: es una de las tareas que más tiempo nos llevará.
5. Solicitud de permisos y contratación de seguros: un aspecto importante que nunca podemos olvidar.
6. Adquisición de material e infraestructura: cuando corremos una carrera nos parece que se necesitan “cuatro cosas”, pero si empezamos a enumerar encontramos bastantes elementos necesarios: pancartas, vallas, podium, cinta delimitadora, petos para voluntarios, trofeos, bolsa del corredor, botellas de agua, camisetas, carteles, etc.
7. Captación de voluntarios: no podemos esperar al último momento para conseguir los voluntarios. Debemos conseguir el número suficiente y formarlos adecuadamente en su tarea durante la prueba.
8. Difusión de la prueba: hoy en día los medio para difundir una prueba son cada vez más y por tanto es importante conocerlos y aprovecharlos para lograr que nuestra prueba tenga una gran participación.
9. Avisar a todas las personas que puedan verse afectadas por la prueba: centros de salud, hospitales, vecinos, usuarios de la vía, comerciantes, etc.
10. Montaje de la prueba: el día D debe estar todo preparado y para ello es fundamental todo el trabajo previo. Siempre fallará algo pero, si hemos trabajado bien los meses previos, serán cosas sin importancia y podremos sobreponernos. Realizar una reunión de equipo previa en la que cada persona señale las posibles dificultades que pueden surgir y en común se aporten ideas nos hará estar preparados para cualquier problema.
Los días previos a la prueba son sin duda los más agobiantes para todo organizador ya que la cantidad de tareas a realizar es increíble. Por ello es necesario tenerlos muy planificados (en la fase 3). El resto de fases se planifican en semanas o incluso meses pero estos días previos es interesante planificarlos por horas. Por ejemplo si la carrera se desarrolla un domingo debemos hacer una planificación por horas desde el viernes hasta el domingo.
11. Desarrollo de la prueba: Es el momento de disfrutar de nuestro trabajo y ver como “la máquina” que hemos creado funciona perfectamente. Sin olvidarnos de estar atentos a posibles errores que debemos subsanar en el momento, siempre se nos olvidara algo y por tanto tenemos que estar alerta.
12. Evaluación de la prueba: nos servirá para ir mejorando año tras año. Para esta tarea suele ser de gran ayuda elaborar un cuestionario que pasaremos a los participantes (sin son pocos a todos y si no a unos cuantos) y nos permitirá conocer nuestros puntos fuertes y débiles, y de este modo mejorar en próximas ediciones. Muchas veces desde la organización estamos tan metidos en nuestras tareas que no vemos como ha funcionado la prueba.
Este esquema general de trabajo nos permitirá una organización más eficaz, cada prueba tendrá sus peculiaridades que pueden hacer variar algunos puntos pero en general la mayoría de competiciones siguen los mismos criterios.
Durante los próximos meses desarrollaremos nuevos artículos centrándonos en temas de interés para los organizadores de pruebas de atletismo y los dirigentes del clubes deportivos, algunos temas que trataremos serán: la planificación de una carrera popular, nuevas fuentes de ingreso para organizar carreras populares, análisis comparativo de las empresas de control informático, ¿cómo atraer a los patrocinadores? diseño del plan de patrocinio, gestión de los voluntarios, etc. Estamos abiertos a nuevos temas que os interesen para desarrollarlos en esta nueva sección.
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